Na pierwszy rzut oka zakup mebli biurowych wydaje się dość prosty. Przecież nie ma w nich niczego skomplikowanego. Biurko, fotel obrotowy, krzesło, szafa, kontener to meble, przy których siedzą pracownicy, na których stawiamy różne urządzenia biurowe i w których przechowujemy dokumenty. Niestety nie przywiązujemy do ich zakupu szczególnej wagi, nie wydają się istotnym elementem w realizacji koncepcji firmy, wzroście obrotów czy wydajności pracy.

Najczęściej skupiamy się na tym, aby podobała nam się ich kolorystyka, by mebel ładnie wyglądał. Należy jednak zauważyć, że meble biurowe są takim samym narzędziem pracy jak komputer czy samochód. Od jakości zakupionych rozwiązań w tej dziedzinie zależy wydajność pracy, zdrowie pracowników, komunikacja w firmie, ale również koszty stałe przedsiębiorstwa. Dodatkowo można stwierdzić, że zakup mebli biurowych to inwestycja na okres nawet 10–12 lat, a wymiana sprzętu IT
lub samochodów następuje co 3–5 lat.
Od wygody fotela, na którym siedzimy, kształtu biurka, przy którym pracujemy, zależy nie tylko nasze samopoczucie, ale przede wszystkim zdrowie. Przez właściwą konfigurację mebli biurowych jesteśmy w stanie zdecydowanie ograniczyć, a nawet wyeliminować negatywne aspekty pracy. Że takie rozwiązania dużo kosztują? A ile kosztują nas choroby pracowników, ich absencja czy złe samopoczucie? Jak to wpływa na atmosferę w pracy, kontakt z klientem?
Ergonomiczne biuro to również właściwe ustawienie mebli. Jak je ustawić, aby zapewnić przyzwoite warunki pracy? Nikt nie chciałby siedzieć tyłem do okna lub pracować przy komputerze, kiedy światło dzienne lub sztuczne powoduje refleksy na ekranie utrudniające widzenie obrazu. Warto więc wybrać właściwe rozwiązanie oferowane przez specjalistyczne firmy sprzedających meble biurowe lub zwrócić się o poradę do architekta.
To drugie rozwiązanie jest lepsze, choć niewątpliwie droższe. Na każdy projekt należy więc spojrzeć krytycznie – czy jest dla nas odpowiedni – gdyż później trudno będzie zmienić lub zweryfikować naszą decyzję. Projekt aranżacji mebli powinien uwzględniać komunikację i przepływ informacji w firmie. Blisko siebie należy posadzić ludzi, którzy muszą najczęściej komunikować się ze sobą, aby nie tracili czasu na wędrówki po firmie – przecież czas to pieniądz.
Pamiętajmy też, że meble zajmują przestrzeń i powierzchnię, za którą co miesiąc płacimy. Zbyt duże gabaryty i nieustawne kształty podnoszą nasze miesięczne wydatki związane z najmem biura. Ale z kolei zbyt małe biurka zmniejszają komfort pracy, a tym samym spada efektywność. Jak widać – wiele aspektów należy wziąć pod uwagę przy wyborze mebli biurowych...
Warto wspomnieć, że m.in. za pomocą mebli biurowych kreujemy wizerunek firmy. Ich kształty, proporcje, materiały wykończeniowe wpływają na samopoczucie i klienta, i pracownika. I kwestia ostatnia, co nie znaczy, że mniej ważna: czy oszczędzać na meblach? Każdy zakup firmowy ma swoje ramy i staramy się go optymalizować. Dbając o koszty stoimy często przed trudnymi wyborami. Należy jednak pamiętać, że okres amortyzacji na meble wynosi 5 lat, czyli koszty podzielone są na 60 miesięcy. Natomiast finansowanie możemy przeprowadzić w formie leasingu czy innej dogodnej formy, tak aby nie wpływać negatywnie na płynność finansową naszej firmy. Inwestycja w pracownika to przecież jeden z najlepszych sposobów na zapewnienie pomyślnego rozwoju firmy. A zakup mebli biurowych należy do najbardziej efektywnych i najtańszych z nich.

Dagmara Szwaj jest kierownikiem marketingu w firmie Martela, koordynatorem programu „Zdrowe biuro”.

Artykuł pochodzi z Personelu Plus: Numer 7/kwiecień 2008