Szkolenia według potrzeb

Lojalność

Znaczna część prowadzonych wewnątrz przedsiębiorstw programów i przedsięwzięć w obszarze personalnym jest uzależnionych od możliwości wykorzystania potencjału szeroko pojętego rynku szkoleń. W wyniku praktycznie nieograniczonej swobody działalności gospodarczej w tym zakresie (szkolić każdy może) pojawia się sporo ofert niskiej jakości, a przede wszystkim – co zazwyczaj okazuje się niestety PO szkoleniu – niedostosowanych do naszych oczekiwań i wymogów. Wiele tysięcy firm szkoleniowych (według danych PIFS i YPI Consulting na naszym rynku w 2007 roku działało ponad 2500 podmiotów prowadzących szkolenia oraz ponad 8800 trenerów biznesowych), ogrom informacji, których wartość trudno ocenić, brak możliwości weryfikacji ofert – to są właśnie realia rynku szkoleniowego. Dokonanie odpowiedniego wyboru nie jest rzeczą łatwą.

Czym jest szkolenie? Jest to przemyślane, profesjonalnie prowadzone działanie, w rezultacie którego pracownicy więcej wiedzą, umieją i mają motywację do wprowadzania zdobytej wiedzy i umiejętności do codziennej praktyki. W dzisiejszych realiach szkolenie zazwyczaj realizowane jest metodami aktywnymi, opiera się na dobrze przygotowanych, profesjonalnych materiałach, odpowiada na realne potrzeby osób i organizacji.
Prowadzący szkolenia muszą mieć zarówno wiedzę ekspercką, jak i umiejętność uczenia oraz inspirowania uczestników do stosowania zdobytej wiedzy i umiejętności w praktyce. Muszą umieć tworzyć sytuację, w której uczestnicy analizują, eksperymentują, doświadczają, rozwiązują problemy i motywują się. Celem szkolenia jest doprowadzenie do zrozumienia, albo wyćwiczenia nowych umiejętności oraz inspiracja do zmiany. W taki sposób można – generalnie oczywiście – scharakteryzować dobre szkolenie. Jednak droga dojścia do „dobrych” szkoleń jest dłuższa, niż się wydaje…

Uwarunkowania wewnętrzne

Zanim przejdziemy do tematyki korzystania z potencjału dostępnego na rynku usług szkoleniowych i możliwości dopasowania oferty do naszych potrzeb – kilka uwag o warunkach brzegowych, a mianowicie o wewnętrznych rozwiązaniach systemowych.
Polityka rozwoju kadr danej organizacji każdorazowo powinna być oparta na odpowiednim dla pracowników i maksymalnie efektywnym dla firmy systemie szkoleniowym. System szkoleń i rozwoju zawodowego oznacza, że obszar ten jest uporządkowany, a także – o ile jest to tylko możliwe – uregulowany wewnętrznymi przepisami w organizacji. Programy rozwoju potencjału ludzkiego firm zazwyczaj mają na celu uzyskanie w przewidywalnym okresie optymalizacji zatrudnienia pod względem poziomu potencjału, wiedzy, umiejętności oraz liczby pracowników z uwzględnieniem istniejących ograniczeń finansowych i organizacyjnych. Uporządkowane, „sformalizowane” podejście do szkoleń w organizacji powinno uwzględniać następujące cechy:

Kompleksowość

Szkolenia są generalnie przeznaczone dla wszelkich grup pracowniczych bez względu na doraźne potrzeby przedsiębiorstwa. Pozostawienie pewnych zespołów i grup pracowników poza systemem szkoleń spowoduje prędzej czy później negatywne skutki dla całej firmy.

Systemowość

Rozwój powinien być ujęty w ramy pewnego formalnego systemu, który zakłada aktywną współpracę przedstawicieli przedsiębiorstwa i pracowników w określaniu i wdrażaniu programów szkoleniowych zgodnie z potrzebami firmy i preferencjami pracowników, a także określa prawa i obowiązki podmiotów.

Powiązanie

System szkoleń powinien uwzględniać misję i strategię firmy, jej kulturę organizacyjną oraz długofalowe plany rozwojowe.

Elastyczność

Planowanie i wdrażanie szkoleń musi być powiązanie z monitoringiem otoczenia firmy; powinno uwzględniać wszelkie zmiany i tendencje dotyczące metod i technik podwyższania kwalifikacji i umiejętności.

Cel znany i przyswojony

„Operacyjne” cele szkoleń mogą być zróżnicowane, ale powinien towarzyszyć im cel, nadrzędny, kluczowy – znany i przyswojony przez wszystkich pracowników i kierowników. Celem podstawowym systemu szkoleń i rozwoju zawodowego powinno być pełne wykorzystanie potencjału zasobów ludzkich umożliwiające połączenie potrzeb danej organizacji z celami zawodowymi i dążeniami do dalszego rozwoju zatrudnionych w niej pracowników.
Wiąże się to z wprowadzeniem jawnych i przejrzystych reguł indywidualnego rozwoju pracowników, ściśle powiązanych z zasadami awansowania zatrudnionych. Wymaga również stworzenia zasad ścisłej współpracy komórki personalnej z komórkami merytorycznymi oraz najwyższym kierownictwem firmy. Jednym z dokumentów ułatwiającym realizowanie procesu szkoleń i doskonalenia zawodowego pracowników (oprócz regulaminu szkoleń) jest zakładowy plan szkoleń.

Punkt wyjścia: plan szkoleń

O zarządzaniu szkoleniami możemy mówić niemal wyłącznie w sytuacji, gdy stanowią one jeden z elementów działań firmy nastawionych na realizację jej strategicznych celów. Szkolenia wynikające z bieżących zapotrzebowań i pomysłów także stanowią ważny element polityki personalnej, trudno jednak mówić w tym przypadku o możliwościach długofalowego zarządzania takimi przedsięwzięciami. Dlatego też powinna powstać ramowa strategia szkoleniowa, która powinna zawierać odpowiedzi przynajmniej na dwa pytania:
- Dzięki jakim kompetencjom jesteśmy konkurencyjni w tej chwili?
- Dzięki jakim kompetencjom będziemy konkurencyjni w przyszłości, w okresie 2–3 czy 5 lat?
Natomiast w perspektywie bliższej konsekwencją odpowiedzi na te pytania powinien być plan szkoleń. Plan ten, jako dokument syntetyczny, może być zestawieniem przewidywanych szkoleń (rodzajów szkoleń) dla pracowników na danych stanowiskach (grupach stanowisk) w określonym czasie. Powinien on być uzależniony od elementów takich jak:
1. Wytyczne i zalecenia najwyższego kierownictwa danej organizacji (w związku z ramową strategią szkoleń).
2. Wnioski i uwagi dotyczące programów szkoleniowych realizowanych dotychczas.
3. Informacje pochodzące z raportów dotyczących ocen pracowników.
4. Rezultaty badań potrzeb szkoleniowych pracowników i kadry kierowniczej przeprowadzanych przez dział HR (szkoleń) przynajmniej dwa razy w danym roku kalendarzowym.
5. Wnioski z rozmów z poszczególnymi pracownikami i ich przełożonymi.
6. Ramy kosztowe określone przez budżet na dany rok.
Plan szkoleń stanowi dobrą podstawę do dopasowywania oferty zewnętrznej – również w dłuższej perspektywie. Pozwala na przykład z wyprzedzeniem zbadać możliwości zrealizowania specyficznego, jak się popularnie określa „szytego na miarę” szkolenia. Z drugiej strony umożliwia w miarę swobodne i pozbawione nerwowości przeglądanie ofert szkoleń „standardowych”, realizowanych w popularnych i powtarzalnych zakresach przez wiele podmiotów.

Wewnętrzna aza danych

W firmie, która spełnia wymienione we wcześniejszych punktach warunki i standardy (cele szkoleń, strategia, plan szkoleń), dział zajmujący się szkoleniami dla pracowników (dział HR, kadr, szkoleń) powinien prowadzić bazę informacji o szkoleniach i firmach szkoleniowych. Ta informacja nie powinna być gromadzona na zasadzie „wiedzy tajemnej”, ale musi być przekazywana po prostu w formie usługi informacyjnej na rzecz pracowników i kadry kierowniczej. Ta baza danych dotycząca rynku i oferty usług szkoleniowych powinna w wersji minimum obejmować:
- adresy firm szkoleniowych,
- zakres merytoryczny prowadzonych szkoleń,
- koszty poszczególnych usług,
- podstawowe informacje o osobach prowadzących dane szkolenia,
- informacje o renomie danej firmy szkoleniowej i jakości jej usług,
- informacje dotyczące uczelni i szkół oferujących możliwości podnoszenia kwalifikacji dla pracowników.
Baza ta powinna być sukcesywnie uzupełniana o informacje praktyczne, wynikające już gównie z naszych doświadczeń lub zaprzyjaźnionych firm, z którymi mamy stałe kontakty:
- znajomość naszej branży (specyfiki, oczekiwań) przez daną firmę szkoleniową,
- nasze własne dotychczasowe ogólne doświadczenia we współpracy z tą firmą,
- nasza (i oczywiście naszych pracowników) ocena zrealizowanych już szkoleń,
- dane kontaktowe osób odpowiedzialnych.

Informacja rynkowa

Każda dziedzina zarządzania wymaga informacji rynkowej. Oczywiste jest, że w coraz większym stopniu dotyczy to także zarządzania zasobami ludzkimi. Informacja o szkoleniach, firmach, ofertach i trenerach staje się niezbędna – również do analiz oraz porównań. Jest podstawą do planowania i decyzji bieżących.
Źródeł podstawowej informacji o szkoleniach jest całkiem sporo. W dzisiejszych realiach oczywiście na pierwsze miejsce wysuwa się internet. Tam znajdziemy zasadniczą informację o każdej firmie, o aktualnie prowadzonych oraz o planowanych (często z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem) szkoleniach, a także informację o trenerach. To dużo i mało jednocześnie. Dlaczego tak się dzieje? Informacja ta zamieszczana na oficjalnych stronach internetowych firm szkoleniowych, nie ujmując w niczym jej merytorycznej wartości, ma promocyjny, biznesowy charakter . Ma ona po prostu zainteresować i przyciągnąć klientów. Dlatego też przy wyborze oferty jest ona niewystarczająca.
Informacje o firmie powinny odnosić się do jej zasobów (np. warunki lokalowe, informacja, gdzie zazwyczaj są prowadzone szkolenia). Powinna być dostępna informacja o pracownikach i trenerach – o liczbie i kwalifikacjach osób zatrudnionych, doświadczeniu, kwalifikacjach oraz osiągnięciach trenerów. Oferta powinna nie tylko prezentować zakres merytoryczny szkolenia, ale również cele, działania, a mówiąc o efektach – prezentować je w sposób realny (co jest możliwe do osiągnięcia). Oferta powinna również zawierać bardziej precyzyjne informacje na temat stosowanych narzędzi w trakcie szkolenia.

Jak konkretyzować informację?

Nawet najbardziej szczegółowa baza danych jest tylko zbiorem dość ogólnej informacji. Na jej podstawie może najwyżej zawęzić krąg poszukiwań – do kilku, czasami kilkunastu firm generalnie spełniających nasze oczekiwania. Teraz powinien nastąpić etap weryfikacji oferty, bowiem decyzji o wyborze firmy szkoleniowej nie podejmujemy na podstawie kilku haseł i dobrze wyglądającej strony www.
Trzy kluczowe punkty poszerzające nasz zasób wiedzy i jednocześnie przybliżające nas do podjęcia właściwej decyzji to:

Kto, czyli informacja o trenerach

Bardziej szczegółowa informacja na temat osób prowadzących zajęcia jest czasem bagatelizowana. Tymczasem powinna obejmować nie tylko standardowe wykształcenie czy też ogólne doświadczenia. Ważne są konkretne osiągnięcia danej osoby. Istotne jest również i to, czy szkolenia są autorskie (opracowywane w pełni przez prowadzących), czy też przez kogoś innego, a prowadzący realizują tylko program. Warto dowiedzieć się, ile (w przybliżeniu) szkoleń danego rodzaju przeprowadziła dana osoba, jaka była informacja zwrotna, czy są firmy rekomendujące (to trochę więcej niż zwykłe referencje).

Jak, czyli informacja o programie

Bardziej szczegółowa informacja na temat samego programu powinna zawierać odpowiedź na pytanie, czy opisana ogólnie forma prowadzenia szkolenia (na przykład warsztaty) faktycznie dominuje w toku zajęć, czy jest na przykład uzupełniana przez inne, takie jak wykład, omówienie studiów przypadku.
Kolejna istotna informacja: czy program szkoleń „zapisany” może być modyfikowany (w pewnych granicach oczywiście) w trakcie szkolenia zamkniętego, czy jest raczej sztywny. Są prowadzący, którzy wolą się trzymać ustalonego przez siebie programu.
I trzeci element: czy oprócz materiału szkoleniowego podstawowego jest możliwość uzyskania dodatkowych, narzędziowych materiałów związanych z tematem (bardzo ważna kwestia w dzisiejszych realiach), czy materiały te dotyczą praktyki, jaka jest ich ilość i zakres.

Gwarancja poziomu szkoleń

W dzisiejszych realiach rynku przy tak dużej liczbie podmiotów szkolących pracowników trudno uzyskać stuprocentową gwarancję, że dana firma oferuje usługi na wysokim profesjonalnym poziomie.
W celu zapewnienia pracodawcom i pracownikom możliwości dobrego wyboru i zwiększenia dostępności informacji o podmiotach szkolących, a także w celu faktycznego zwiększenia poziomu oferowanych na naszym rynku szkoleń w 2004 roku powołano Polską Izbę Firm Szkoleniowych (PIFS). PIFS jest – co szczególnie ważne dla decydentów w firmach – platformą wymiany doświadczeń i dobrych praktyk, zajmuje się też monitoringiem rynku i transferem najlepszych praktyk. W tej chwili w Izbie zrzeszonych jest około 250 podmiotów.
Efektem działalności Izby jest m.in. wypracowanie Kodeksu Dobrych Praktyk Promocyjnych i Kodeksu Dobrych Praktyk Szkoleniowych.
Pierwszy dokument ustala zasady promocji dobrych praktyk i standardów zawodowych celem umożliwienia racjonalnych wyborów odbiorcom usług szkoleniowych.
Drugi Kodeks normuje standardy metodyczne, merytoryczne, kwalifikacji i doskonalenia zawodowego, oceny jakości usług.
Warto zwrócić uwagę, że w wypracowanym Kodeksie Dobrych Praktyk PIFS znalazły się szczegółowe zapisy dotyczące zasad postępowania firmy szkoleniowej w kilku podstawowych obszarach (zobacz tabelę na str. 80). Zasady te mogą mieć pozytywny wpływ na sposób działania firm szkoleniowych oraz na ich relacje z klientami.

Zamiast podsumowania

Tematyka dopasowywania oferty rynku szkoleń do potrzeb konkretnego zakładu pracy jest bardzo szeroka, niniejszy artykuł jedynie zasygnalizował pewne, najważniejsze kwestie.
Wydaje się, że z perspektywy ostatnich lat bardzo pozytywnym zjawiskiem jest znacznie lepszy i łatwiejszy dostęp do informacji o szkoleniach w ogóle. Działy HR, kadr czy szkoleń mają ułatwione zadanie w zbieraniu danych, znacznie szybciej dociera się do konkretnej, mającej wymierną wartość wiedzy o szkoleniach firmach i osobach prowadzących

Opracowanie na podstawie Kodeksu Dobrych Praktyk Polskiej Izby Firm Szkoleniowych.

Jarosław Marciniak jest starszym konsultantem, koordynatorem Oddziału w Warszawie L.Grant Polska.