Innowacyjne środowisko pracy

Lojalność

W ostatnich latach znacznie zmieniło się firmowe środowisko pracy. Stało się tak głównie dzięki nowym technologiom, które coraz wyraźniej dają o sobie znać w codziennym życiu pracowników. Warto więc wykorzystać możliwości, jakie daje nam technika, aby poprawić komunikację, współpracę i dzielenie się wiedzą. Oczekiwania klientów, zarządów spółek i zatrudnionych osób mogą być w większym stopniu zaspokojone dzięki wdrożeniu interesującej koncepcji high performance workplace, czyli wysokowydajnego miejsca pracy.

Współcześni szefowie często zastanawiają się nad sposobem zwiększenia skuteczności działania swoich firm. Jest to coraz trudniejsze zadanie, ponieważ większość procesów została już tak zoptymalizowana, że w praktyce trudno jest cokolwiek poprawić. Szczególnie dotyczy to działów logistyki i produkcji. Nowoczesne technologie umożliwiają takie ich zautomatyzowanie i zoptymalizowanie, że kurczą się obszary, w których realne jest budowanie znacznej przewagi konkurencyjnej.
Receptą na wzrost efektywności jest w tej sytuacji podejmowanie przez menedżerów działań o charakterze innowacyjnym, niebędących rutynowymi procesami, ale powszechnymi składnikami prowadzonego biznesu. Sukces mogą przynieść projekty mające indywidualny i twórczy charakter, w których dużą wagę przywiązuje się do odkrywania nowych możliwości i podejmowania ryzyka. Sposób, w jaki dostosujemy środowisko pracy do specyfiki innowacyjnych działań, rzutuje na skuteczność ich realizacji.

Nowy model pracownika i klienta

Menedżer musi mieć świadomość, jakiego modelu pracy oczekują przychodzący do jego firmy pracownicy. Młodzi ludzie korzystający na co dzień z nowoczesnych środków komunikacji (baz wiedzy, komunikatorów, list dyskusyjnych) są do nich przyzwyczajeni i chcą się nimi posługiwać także w miejscu pracy. Ma to szczególne znaczenie dla „pracowników wiedzy”, których zadaniem jest wykonywanie zadań twórczych, niestandardowych i od których wymagana jest kreatywność. Dla takich osób wygodna komunikacja i dostęp do zasobów informacyjnych mają szczególne znaczenie dla efektywności pracy.
Nie tylko pracownicy mają wpływ na działania organizacji. Współczesny klient liczy na współpracę z jednej strony korzystną finansowo, a z drugiej – uwzględniającą jego indywidualne potrzeby. Chce być traktowany jako partner i powinien mieć nie tylko pełną wiedzę na temat wdrażanego rozwiązania, ale również wpływ na jego powstawanie.

Komunikacja na nowych zasadach

Sprawna komunikacja w firmie zależy od relacji między pracownikami i efektywnego środowiska pracy – zwłaszcza wtedy, gdy oczekujemy większej wydajności przy realizacji projektów. Istnieją trzy główne obszary działań, które mogą poprawić tę komunikację.
Pierwszy dotyczy dzielenia się wiedzą i wzajemnego uczenia się. Jeszcze do niedawna wykonywanie projektów dla klientów miało schematyczny, prosty przebieg. Począwszy od zdefiniowania produktu, poprzez rozdzielenie zadań, po przedstawienie gotowego projektu klientowi. Model ten uległ obecnie transformacji, a nawet kompletnej zmianie. Klient oczekuje, że będzie mógł aktywnie uczestniczyć w tworzeniu rozwiązania, dzięki czemu będzie ono lepiej dostosowane do jego oczekiwań. Dlatego wymagana jest współpraca zarówno dostawcy, jak i odbiorcy.
Drugim istotnym elementem kreowania skutecznej komunikacji jest budowanie zaufania, zarówno między pracownikami i pracodawcą, jak też klientem. Poszukując jak najlepszego modelu współpracy, coraz częściej udostępnia się w firmach klientom i pracownikom niektóre zatajone dotąd informacje. W przypadku odbiorców dotyczy to szczególnie łańcuchów dostaw. Wyjaśnienie partnerom, jak przebiegają procesy oraz jakie są koszty i marża, sprawia że przedsiębiorstwo zwiększa swoją wiarygodność. Skutkuje to obopólnymi korzyściami przy zawieraniu kontraktów. Pracownicy z kolei będą bardziej identyfikowali się z firmą, która obdarza ich zaufaniem. To natomiast przełoży się na ciągłe wzmacnianie pozycji danej spółki na rynku.
Trzecim czynnikiem usprawniającym komunikację jest umożliwienie pracownikom efektywnej pracy grupowej. Konieczne są do tego odpowiednie narzędzia, dzięki którym można porozumiewać się szybko i wygodnie. Są one niezbędne zarówno w czasie rozwiązywania problemów, jak i w kontaktach między personelem firmy a jej klientami. Ma to szczególne znaczenie w sytuacji, gdy klient i usługodawca coraz częściej pracują wspólnie nad określonym projektem.

Wydajne miejsce pracy

Współpraca między zleceniodawcą a zleceniobiorcą może być jeszcze lepsza po wdrożeniu idei wysokowydajnego miejsca pracy (ang. high performance workplace – HPW), której twórcą jest firma badawcza Gartner. Koncepcja ta polega na wprowadzaniu rozwiązań bezpośrednio poprawiających produktywność przy wykonywaniu zadań związanych z przetwarzaniem informacji i wiedzy. High performance workplace wymaga adaptacji do specyfiki realizowanych przedsięwzięć.
W tak rozumianym środowisku pracy osoba zatrudniona w firmie uwolniona jest od wykonywania rutynowych czynności dzięki automatyzacji działań i równie automatycznemu delegowaniu ich do wewnętrznych zespołów wsparcia. Pracownik powinien mieć dostęp do narzędzi pozwalających analizować scenariusze realizacji projektów, a także tworzyć dynamiczne harmonogramy działań. Informacje pochodzące z różnych systemów funkcjonujących w organizacji powinny być zbierane i udostępniane w jednym miejscu, w sposób uwzględniający kontekst ich wykorzystania przez pracownika. Konieczne jest zatem takie środowisko, które pozwoli zintegrować dane pochodzące ze źródeł firmowych z tymi, które są pozyskiwane z zewnątrz przedsiębiorstwa. W tym środowisku powinna też być udostępniona baza dobrych praktyk wspierających planowanie i realizację zadań.
Zgodnie z koncepcją HPW, w specyficznym otoczeniu pracy powinien działać nie tylko pojedynczy pracownik, ale również cały zespół. Musi istnieć wiele możliwości efektywnego komunikowania się, również takich, które wykorzystują technologię przekazu tekstu, dźwięku i obrazu. Pracownicy powinni mieć stworzone warunki wspólnej pracy nad produktami projektu i zarządzania poszczególnymi fazami ich powstania. Dzięki takiemu otoczeniu interesariusze projektów mogą uzyskać użyteczne dane pozwalające na identyfikację dobrych praktyk i systematyczną poprawę efektywności.
Wdrożenie idei HPW ma też szczególne znaczenie z punktu widzenia klienta. Wysokowydajne środowisko pracy daje mu dostęp do szczegółowych informacji dotyczących zarówno aktualnie realizowanego projektu, jak i poprzednich przedsięwzięć. Dzięki temu zarządzanie projektem oraz zmianą staje się bardziej efektywne. Również w tym przypadku konieczne jest zapewnienie inteligentnej komunikacji wykorzystującej dogodne kanały i formy przekazu uwzględniające kontekst kontaktów i preferencji klienta.
Narzędzia użyte w wysokowydajnym środowisku pracy są pomocne w wykonywaniu innowacyjnych działań – nierutynowych i wymagających kreatywności. Dzięki nim ułatwiona jest realizacja złożonych projektów, a także dochodzi do utrwalenia relacji między pracownikami, pracodawcą i klientami