Świadczenie usług na rzecz zagranicznych kontrahentów przez polskie firmy wiąże się z koniecznością spełnienia przez naszych pracodawców wielu warunków wskazanych w regulacjach unijnych i wymienionych w przepisach prawnych kraju, w którym umowa będzie realizowana. Na co należy zwrócić uwagę, zawierając taką umowę? W których państwach UE konieczne będzie uzyskanie zezwoleń na pracę? Jakie warunki musi spełnić polski pracodawca, aby móc nadal opłacać w Rzeczpospolitej składki ubezpieczeniowe za delegowanych pracowników?

Polska jest członkiem Unii Europejskiej, ale nie oznacza to, że przedsiębiorcy mogą bez problemów działać na całym terytorium Wspólnoty. Najważniejsze przeszkody, to brak zintegrowanego ustawodawstwa dotyczącego pracy, różnorodność systemów podatkowych i zabezpieczenia społecznego oraz wciąż niejasne zasady postępowania przed obcymi urzędami.
Konieczność wysłania pracowników za granicę może wystąpić u pracodawców działających na rynku usług. Polskie firmy stają się coraz bardziej konkurencyjne w stosunku do zagranicznych partnerów, przez co często udaje im się pozyskać intratne kontrakty za granicą.
W praktyce często powstają sytuacje, w których pracownik wysyłany jest do pracy w oddziale lub spółce-córce swojego pracodawcy w innym państwie. Taki stan faktyczny w rozumieniu prawa pracy również może być traktowany jako delegowanie, jeżeli dana osoba będzie wykonywała pracę na podstawie umowy zawartej z polskim oddziałem firmy i będzie to ograniczone w czasie. Natomiast w przypadku gdy pracownik podpisze nową umowę o pracę z oddziałem zagranicznym polskiego pracodawcy, o delegowaniu nie będzie mowy, gdyż stosunek pracy będzie miał miejsce na nowo za granicą, a więc nie będą zastosowane polskie przepisy.

Przykład

Pracownik wyjeżdża do Belgii nadzorować wykonywanie kontraktu przez tamtejszy oddział polskiej spółki. Prace będą trwać przez dwa miesiące i po tym czasie powróci on do Polski. Z uwagi na to, iż pracodawca pozostanie ten sam, osoba ta będzie pracownikiem delegowanym.

Jeżeli pracodawca podejmie już decyzję o delegowaniu swojego personelu za granicę, powinien zwrócić szczególną uwagę na odpowiednie przygotowanie całego przedsięwzięcia – od odpowiedniego sformułowania umów o pracę, po dopełnienie obowiązków związanych z ubezpieczeniem społecznym pracowników oraz ochroną ich zdrowia za granicą.
Z uwagi na to, iż przepisy dotyczące delegowania pracowników mogą się różnić w poszczególnych krajach członkowskich, pracodawcy powinni zapoznać się z nimi przed podpisaniem kontraktu. W skrajnych sytuacjach może bowiem okazać się, iż koszt spełnienia obowiązków związanych ze sprawami pracowniczymi może zmniejszyć opłacalność całego przedsięwzięcia.

Usługa jest pierwsza

Podstawą delegowania pracownika na teren innego państwa Unii Europejskiej jest zwykle umowa cywilno-
-prawna zawarta przez jego pracodawcę, w której przewiduje się wykonanie określonej usługi na rzecz zagranicznego kontrahenta. Generalnie w takim przypadku pracodawca może zatrudnić pracowników na miejscu – co wiąże się ze znacznym wydłużeniem całej procedury i wzrostem kosztów lub też skorzystać z osób już zatrudnionych w Polsce, poprzez delegowanie ich na miejsce realizacji kontraktu.
W umowie pomiędzy polskim przedsiębiorcą i zagranicznym kontrahentem powinny być zapisy o rodzaju usługi, terminach wykonania prac, warunkach finansowych itd. Jednocześnie konieczne jest, aby strony dokładnie określiły zasady dotyczące pobytu polskich pracowników – w szczególności, kto będzie miał prawo wydawania poleceń służbowych, wypłacał wynagrodzenie, załatwiał sprawy dotyczące mieszkania itp.
Obowiązki i związane z tym uprawnienia powinny pozostawać w gestii wyłącznie polskiego pracodawcy. Gdyby bowiem osoby te podlegały kierownictwu zagranicznego przedsiębiorcy, który podpisał umowę z ich pracodawcą, doszłoby do pośrednictwa pracy za granicą, które jest obostrzone wieloma przepisów prawa.
Należy pamiętać o tym, że istotą swobody świadczenia usług jest to, iż dotyczy ona działalności wykonywanej wyjątkowo na terytorium innego państwa. W przypadku, gdyby okazało się, że przedsiębiorca faktycznie przeniósł swoją działalność do innego kraju, a tylko formalnie jego siedziba znajduje się gdzie indziej – co z podatkowego punktu widzenia byłoby na przykład korzystniejsze – zasada swobodnego świadczenia usług nie miałaby zastosowania.

Przykład

Pracodawca podpisuje umowę z przedsiębiorcą niemieckim, w której zobowiązuje się być podwykonawcą prac budowlanych. Jednocześnie, przy okazji, otwiera biuro, w którym podpisuje nowe kontrakty i realizuje je przy pomocy swoich pracowników zatrudnionych cały czas w Polsce.

Sedno oddelegowania

Najczęściej przedsiębiorcy, którzy podpisali kontrakt z kontrahentem z zagranicy realizują go za pomocą sprawdzonych już osób. Zamiast więc szukać kogoś na miejscu – po prostu przywożą ze sobą swoich ludzi zatrudnionych na terenie kraju macierzystego. W takim właśnie przypadku ma miejsce delegowanie pracowników.
Wyjazd pracownika za granicę, aby wykonać usługę realizowaną przez jego pracodawcę jest często porównywany z tym, którego celem jest poszukiwanie i wykonywanie pracy za granicą. Jednak te dwie sytuacje z punktu widzenia przepisów prawa nie są jednakowe.
W przypadku delegowania pracowników ich stosunek pracy nawiązany został bowiem na terenie innego kraju niż państwo, w którym będzie ona świadczona. Ich pracodawca ma również siedzibę na terenie innego kraju. Pracownik zmienia zatem miejsce pobytu w związku z usługą, po której wykonaniu powróci do państwa, z którego pochodzi. Takie delegowanie w większości przypadków nie podlega ograniczeniom związanym na przykład z obowiązkiem uzyskiwania zezwoleń o pracę, gdyż byłoby to naruszenie swobody świadczenia usług.
W innej sytuacji jest osoba, która dopiero na terenie innego kraju nawiązuje stosunek pracy. Jej pracodawca jest rezydentem innego państwa, a więc stosunek pracy od początku będzie podlegał obowiązującym w nim regulacjom.
Co do zasady, pracownicy wysyłani zgodnie ze swobodą świadczenia usług nie mają obowiązku uzyskiwania zezwoleń na pracę, jednakże reguła ta nie obowiązuje obecnie w pełnym zakresie. Mimo że zostały całkowicie zniesione w tym względzie restrykcje w niemalże całej Unii Europejskiej, wyjątki wprowadziły Niemcy i Austria.
Oznacza to, że w pozostałych krajach Wspólnoty pracodawca będzie mógł generalnie bez przeszkód zatrudniać pracowników w celu świadczenia przez nich pracy związanej z wykonaniem umów zawartych pomiędzy nim a zagranicznym kontrahentem, natomiast w wymienionych dwóch państwach konieczne będzie uzyskanie dla nich zezwolenia na pracę. Ograniczenia te obowiązują jednak tylko w niektórych rodzajach prac, dotyczących głównie budownictwa, sprzątania oraz usług pielęgnacyjnych.

Ograniczenia delegowaniu

Pracownicy wykonujący pracę na terytorium innego państwa niż to, w którym zostali zatrudnieni, znajdują się w obszarze funkcjonowania ustawodawstw dwóch lub więcej krajów. Z uwagi na to pracodawcy powinni zwrócić szczególną uwagę na zawarte umowy.
W szczególności należy upewnić się, jakie obowiązki związane z prowadzeniem usług w innym państwie wynikają z przepisów danego kraju, umów międzynarodowych oraz – w przypadku Unii Europejskiej – z Traktatu Akcesyjnego. Będą one dotyczyły m.in. poświadczenia odpowiednich uprawnień (kwalifikacji) pracowników, przepisów BHP itp.
Minimalne wymogi, jakie muszą być spełnione, jeśli chodzi o warunki pracy pracowników delegowanych określa dyrektywa 96/71/WE, ustanawiając w szczególności nakaz przestrzegania lokalnych regulacji dotyczących minimalnego wynagrodzenia, urlopów, czasu pracy itd. Te zapisy umowy o pracę – w przypadku, gdy są mniej korzystne dla pracownika – powinny zostać zmodyfikowane.

Ubezpieczenia społeczne

W przypadku, gdy oddelegowanie pracownika na terytorium innego państwa Unii Europejskiej będzie jedynie przejściowe i powróci on po określonym czasie do Polski, pracodawca powinien także zadbać o uzyskanie stosownych dokumentów, które pozwolą mu opłacać za tego pracownika składki na ubezpieczenie społeczne w miejscu, w którym odbywało się to dotychczas, czyli na przykład w Rzeczpospolitej.
Według zasady obowiązującej w Unii Europejskiej, składki na ubezpieczenie społeczne pracowników powinny być opłacane w miejscu, w którym praca jest wykonywana. Jednakże w stosunku do pracowników delegowanych jest wyjątek. Zgodnie bowiem z art. 14 zd. 1 lit a) rozporządzenia EWG nr 1408/71 z 14 czerwca 1971 r. osoba wykonująca pracę na terytorium państwa członkowskiego w przedsiębiorstwie, w którym jest zwykle zatrudniona oraz wysłana przez nie w celu wykonywania pracy na jego rachunek na terytorium innego kraju Wspólnoty, podlega w dalszym ciągu przepisom prawnym (ubezpieczeniowym) pierwszego państwa członkowskiego, o ile przewidywany okres tej pracy nie przekracza dwunastu miesięcy i osoba ta nie została wysłana w miejsce innej, której okres wysłania upłynął.
Kierowanie pracowników do pracy za granicą przy jednoczesnym opłacaniu składek ubezpieczeniowych w Polsce będzie możliwe przy spełnieniu szeregu warunków, a w szczególności:
- wysłanie pracowników nie powinno stanowić jedynej działalności przedsiębiorcy (musi on wykazywać działalność krajową);
- przewidywany okres pracy pracownika za granicą nie może być jednorazowo dłuższy niż 12 miesięcy;
- pracownik nie może zastępować innej osoby, której okres oddelegowania już się skończył;
- siedziba, a także główne miejsce prowadzenia działalności, powinny być na terytorium Polski.

Działalność przedsiębiorcy

Podstawowym wymogiem skorzystania z powyższej możliwości jest to, aby pracodawca faktycznie funkcjonował też na terytorium własnego państwa, prowadząc tam „godną odnotowania” działalność. Spełnienie pozostałych warunków nie będzie trudne po sporządzeniu odpowiednich umów o pracę z pracownikami.
Mimo że w przypadku wysyłania pracowników przedsiębiorca musi wykazać, iż prowadzi w Polsce swoją tzw. zwykłą działalność, nie oznacza to, że powinna ona mieć charakter przeważający. Wymagane jest jednak jej faktyczne prowadzenie na terytorium państwa wysyłającego, a pod uwagę bierze się m.in.:
- miejsce siedziby zarządu,
- liczbę pracowników, którzy nie są delegowani do pracy za granicę,
- miejsce, w którym zawierana jest większość umów z klientami,
- prawo, któremu podlegają te umowy,
- obrót osiągnięty w odpowiednim przedziale czasu w wysyłającym państwie.
Przykładowo nie można mówić o wysłaniu pracowników wówczas, gdy działalność pracodawcy na terenie kraju sprowadza się jedynie do prowadzenia wewnętrznej administracji.

Przykład

Pracodawca nie spełnia warunków koniecznych do opłacania w Rzeczpospolitej składek ubezpieczeniowych za pracowników, jeśli zatrudnia w Polsce jedynie osobę odpowiadającą za księgowość, a wszyscy pracownicy wykonują pracę za granicą.

Jeśli zatem pracodawca spełnia wszystkie warunki pozwalające mu nadal opłacać składki za pracowników w Polsce, powinien uzyskać stosowny formularz (E-101). Uprawnia on do opłacania składek w naszym kraju przez okres nieprzekraczający 12 miesięcy.
Jeżeli zaś pobyt pracownika będzie dłuższy niż planowany okres, pracodawca będzie mógł uzyskać przedłużenie obowiązywania zwolnienia z opłacania składek w innym państwie. W tym celu będą mu potrzebne formularze E-102. Okres zwolnienia na podstawie formularzy E-101 i E-102 nie może jednak przekroczyć 24 miesięcy.

Przemysław Ciszek jest prawnikiem, wspólnikiem w firmie doradczej C&C Chakowski & Ciszek.